第一章 总则

第一条 为适应学校党政部门工作需要，推进学校党政公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高公文处理工作效率和公文质量，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》和上级有关文件要求，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于学校党政部门公文处理工作。

第三条 学校党政公文是学校党政部门实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条 学校各党政部门应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，安排专人负责公文处理工作。

第七条 党委（学院）办公室主管学校党政公文处理工作，对其他党政部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 公文种类

第八条 公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告。适用于向学校内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（十一）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志。以学校党委名义的发文，用套红“中共河南建筑职业技术学院委员会文件”；以学校行政名义的发文，用套红“必赢nn699net文件”。与外单位联合行文时，可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。学校党政发文由党委（学院）办公室统一编号。学校党委发文编“豫建院党〔20××〕××号”；学校行政发文编“豫建院〔20××〕××号”；属学校某一方面工作的文件，发文相对较多且需另行编号的，其代字为在“豫建院党”或“豫建院”字后面加工作类别名称第一个字，如：纪检监察工作编为“豫建院纪〔20××〕××号”；学生工作编为“豫建院学〔20××〕××号”；教学工作编为“豫建院教〔20××〕××号”等。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。学校党委上行文签发人为学校党委书记，学校行政上行文签发人为校长。凡涉及向上级机关报送的党、政上行文，均需经学校党委研究同意，并经学校党委书记审定后，按党政分工签发。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者学校领导签发的日期。联合行文时，署最后签发学校领导签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第十条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十五条 学校向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）学校党政部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经学校党委同意或者授权。

（三）学校党政部门向上级机关的请示事项，如需以学校名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以学校名义向上级机关负责人报送公文，不得以学校党委和行政负责人名义向上级机关报送公文。

第十六条 向下级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

（二）党委（学院）办公室根据学校党委和行政授权，可以向系部和学校内部党政部门行文。

（三）学校党政职能部门在各自职权范围内，经主管院领导同意后，可以向系部和学校内部党政部门行文。

（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，学校党委责令其纠正或者撤销。

第十七条 学校同级党政部门必要时可以联合行文。属于学校党委、学校行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。

第十八条 学校各单位除党委（学院）办公室外一律不得对外正式行文。

第五章 公文拟制

第十九条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十条 公文起草应当做到：

（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关部门意见，力求达成一致。

（七）学校和部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十一条 公文文稿呈报前，如涉及其他部门须会签。起草部门按照工作制度和程序将经过部门负责人审核签字后的文稿（含填写后的党委、行政发文签、应有的各种附件）送相关部门会签。会签部门应抓紧提出意见，一般性文稿在1天内会签完毕，急件不超过4小时会签完毕，特急件按要求会签完毕。

会签部门对文稿表示同意，由部门负责人在发文签会签栏明确签署“同意”并签名;有不同意见时,应明确表示是否同意呈报学校领导签发，并在发文签会签栏内签署意见和会签部门负责人姓名。

第二十二条 公文文稿签发前，应当由党委（学院）办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

需要学校党委会会议或校长办公会会议审议的重要公文文稿，审议前由党委（学院）办公室进行初核。

第二十三条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

第二十四条 呈报签发。送呈学校领导审签的文稿，由党委（学院）办公室按领导职责分工，在核稿意见栏提出呈送领导阅示、审签意见。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

第二十五条 编号和印发。学校领导签发的文稿统一由党委（学院）办公室校审、登记和编发文号后，由行文部门取回，送文印室打印核对、分发。

文稿、发文签及有关附件由党委（学院）办公室按照有关规定存档。行文部门应及时整理送交党委（学院）办公室归档。

第二十六条 公文应当经学校领导审批签发。重要公文和上行文由学校党委书记签发。党委（学院）办公室根据学校党委或行政授权制发的公文，由学校党委书记或校长签发，也可按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署部门的负责人会签。

第六章 公文办理

第二十七条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十八条 收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由学校办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报学校领导批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据学校领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十九条 发文办理主要程序是：

（一）复核。已经学校领导签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第三十条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第三十一条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上部门联合办理的公文，原件由主办部门负责归档，相关部门保存复制件。部门负责人兼任其他部门职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职部门负责归档。

第七章 公文管理

第三十二条 党委（学院）办公室统一负责党政公文管理工作，学校各单位也要建立健全内部公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第三十三条 党政公文由党委（学院）办公室设专人统一管理。党委（学院）办公室建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十四条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

第三十五条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第三十六条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经学校主要领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十七条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十八条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十九条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第四十条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章 附则

第四十一条 党政公文含电子公文。电子公文处理工作参照本办法执行。

第四十二条 法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。

第四十三条 本办法由党委（学院）办公室负责解释。

第四十四条 本办法自印发之日起施行。《关于印发学院党政机关公文处理工作运行管理办法的通知》（豫建院党〔2014〕55号）废止。